Документальное оформление взаимоотношений индивидуального предпринимателя с заказчиками и потребителями имеет свои особенности:

вытекающие из законодательства (например, в отношении лицензируемых видов деятельности);
определенные самим индивидуальным предпринимателем (пример: ИП, оказывающий образовательные услуги в рамках своего детского развивающего центра, может разработать собственные требования по пакету документов для заключения договора и включить в него заявление законного представителя о зачислении ребенка в развивающий центр, анкету со сведениями о ребенке, медицинскую справку о состоянии здоровья и пр.).

Самым надежным средством документального оформления является договор, который в большинстве случаев обязателен при работе с иными индивидуальными предпринимателями и организациями, но также может использоваться при работе с клиентами – физическими лицами.

Договор – удобный инструмент документального оформления, который позволяет предусмотреть все условия сотрудничества и избежать спорных ситуаций в будущем.

Вид договора зависит от его предмета – это может быть договор купли-продажи (поставки), возмездного оказания услуг, договор аренды и пр.

Для некоторых видов деятельности (например, розничной торговли, гостиничного обслуживания, образовательных услуг) ИП может воспользоваться инструментом публичного договора. Он составляется индивидуальным предпринимателем, который включает в него все обязательные и необходимые условия продажи товара (оказания услуг, выполнения работ). ИП обязан заключить такой договор с любым контрагентом, который выполнил указанные в договоре условия.

текстового документа;
документа в электронном виде (электронного документа), который подписан сторонами собственноручно или аналогами собственноручной подписи, если это не противоречит законодательству и соглашению сторон.

Договор может быть заключен путем составления:

Целостность и подлинность электронного документа подтверждается электронной цифровой подписью, документа в электронном виде – иным аналогом собственноручной подписи.

Возможность подписать договор путем составления документа в электронном виде с помощью аналога собственноручной подписи (не ЭЦП) значительно облегчает задачу подписания документа.

Способ подписания должен достоверно устанавливать, что текстовый документ подписан определенным лицом. Поэтому в документ обязательно стоит внести:

1. электронные адреса сторон;
2. пункт договора, в соответствии с которым, например, стороны будут согласны использовать определенный интернет-сервис для подписания договоров в электронном виде.

Такое дополнение договора позволит минимизировать риск признания документа неподписанным.
Однако заключение договора – только первый этап документального оформления взаимоотношений индивидуального предпринимателя и его контрагентов. Необходимо также подтвердить его выполнение.

В целях бухгалтерского учета любая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом. Есть утвержденные формы первичных учетных документов (товарно-транспортная накладная, товарная накладная, акт о приеме-передаче основных средств, акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ). Кроме того, индивидуальный предприниматель может самостоятельно утвердить формы первичных учетных документов.

наименование документа, дату составления;
фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя;
содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях (или только в стоимостных);
должность лица, ответственного за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, подпись, фамилию и инициалы.

Первичный учетный документ должен содержать следующие сведения:

В документ могут быть включены иные сведения по усмотрению индивидуального предпринимателя.

Первичный учетный документ составляется в момент совершения операции или сразу после ее совершения и будет являться подтверждением продажи товара, выполнения работ, оказания услуг. Как и договор, первичный учетный документ может составляться на бумажном носителе или в форме электронного документа.

Необходимо также помнить об обязанности индивидуального предпринимателя выдать потребителю кассовый чек либо иной документ (например, чек, карт-чек), подтверждающий оплату товара (выполнение работы, оказание услуги).