ИП

Дополнительно для ознакомления

Одним из этапов в прекращении деятельности ИП является передача образовавшихся в результате деятельности документов в архив.

Территориальные архивы перечислены здесь.

Индивидуальный предприниматель должен сдать в архив документы постоянного хранения или те, которым более 10 лет, а также документы по личному составу (с полным перечнем документов и сроками их хранения можно ознакомиться тут).

ИП с наемными работниками сдает в архив следующие документы:

1. Документы о создании и ликвидации ИП, включая копию свидетельства о регистрации.
2. Штатные расписания и изменения к ним.
3. Документы (приказы) по личному составу.

Передаче подлежат все документы, связанные с периодом работы наемного персонала у индивидуального предпринимателя по трудовым договорам, поэтому ИП обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение и учет таких документов, а при ликвидации – передать их в территориальный архив.
Примеры документов: создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в других целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан.

4. Расчетно-платежные ведомости.
5. Платежные ведомости.
6. Книги по заработной плате работников.
7. Трудовые договоры (договоры подряда) (в случае отсутствия пп. 2-6).
8. Иные документы постоянного хранения (например, документы по основной деятельности, которые предоставляются в государственные органы, аудиторские заключения, документы по рассмотрению обращений, замечаний, предложений граждан/юридических лиц).

Территориальные архивы оказывают платные услуги по оформлению дел. Стоимость зависит от объема предоставленных документов.

Рекомендуем до передачи документов сделать звонок в территориальный архив, уточнив перечень требуемых документов, а также информацию о возможных платных услугах.

В случае нарушения законодательства об архивном делопроизводстве предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или наложение штрафа в размере до 30 базовых величин.

Основные правила оформления документов для сдачи в архив:

систематизируем документы в хронологической последовательности (более ранние документы находятся в начале, более поздние – в конце);
осуществляем полное оформление дела:

удаляем все металлические предметы (скобы, скрепки и проч.);
подшиваем в картонную папку в четыре прокола;
нумеруем листы карандашом в правом верхнем углу (чистые листы и лист-заверитель не нумеруем).

делаем заверительную надпись, которая размещается в конце дела;
оформляем обложку (на обложке нужно указать ваше полное и сокращенное наименование, обозначаем заголовок (например, Документы о деятельности индивидуального предпринимателя (копия свидетельства о регистрации, трудовые договоры)), указываем дату начала (первого документа) и окончания дела (дата самого позднего документа);
для сдачи в архив также необходимо составить опись передаваемых дел в трех экземплярах, которая содержит предисловие и титульный лист.